一、业务背景

在许多企业的采购业务中，尤其是设备采购、工程项目或关键物料供应，通常会与供应商约定一笔质保金（或称保留金）。这笔款项在货物交付验收后并不会立即支付，而是会被扣留一段时间（如一年），作为供应商产品质量的保证。

核心业务痛点：

在没有系统化管理的情况下，企业普遍依赖 Excel手工台账 来跟踪质保金，这带来了三大痛点：

1. 账目混乱，风险高： 手工记录容易出错或遗漏，导致公司对总体质保金规模不清。更严重的是，财务人员可能在支付货款时，因疏忽而将质保金误付、早付，使公司丧失了这道重要的风险屏障。

2. 支付遗忘，损信誉： 质保期（通常为1-2年）过后，经办人很可能早已忘记支付这笔尾款，这不仅占用了供应商的资金，也损害了公司的商业信誉。

3. 流程割裂，效率低： 财务支付与采购执行流程脱节，每次付款都需要人工核对台账，效率低下。

典型使用场景：

假设公司向供应商A采购一台价值100万的设备，合同约定有5%的质保金，质保期为1年。

• 需求1 (记账与分离): 当收到100万的发票时，系统需要在做账时自动将5万元识别为“质保金”，并与应付的95万货款分离开。这5万元应作为一笔特殊的应付款项，记录在供应商A的账下。

• 需求2 (支付控制)