采购管理概念

项目采购管理包括从项目团队外部采购或获取所需产品、服务或成果的各个过程。项目采购管理包括编制和管理协议所需的管理和控制过程，例如合同、订购单、协议备忘录（MOA）和服务水平协议（SLA）。

采购管理基础

协议/采购合同

项目采购过程涉及用协议来描述买卖双方的关系。因应用领域不同，协议可以是合同、服务水平协议（SLA）、谅解备忘录、协议备忘录（MOA）或订购单。

协议不同于一般的项目文件，需要经过更多的审批，需要法务部门参与。

因应用领域不同，卖方可以是承包商、供货商、服务提供商或供应商；买房可能为最终产品的所有人、分包商、收购机构、服务需求者或购买方。

管理新实践

• 工具的改进：用于管理项目采购和项目执行的工具已取得重大发展。买方可以在线发布采购广告，卖方也能使用在线工具集中查找采购文件
• 更先进的风险管理：在编制合同时准确地将具体风险分配给最有能力对其加以管理的一方。没有任何承包商有能力管理项目的所有重大风险，买方因而必须接受承包商无法掌控的风险，如法律法规的不断变化；在合同中可以明确规定风险管理是合同工作的一部分。
• 变化中的合同签署实践：对于数百亿元的超大型项目，为了减少执行过程中的问题和索赔，采用国际公认的标准合同范本日益普遍。
• 物流和供应链管理：材料物流管理对项目成功至关重要。对采购周期较长的产品，制造环境和运输环境都是项目进度的决定因素，需要提前采购，以便项目如期完成。项目早期不仅要明确主要的采购渠道，通常还需要明确次要和备选渠道。
• 技术和干系人关系：采用网络摄像的技术，以改善与干系人沟通和关系，发生索赔时可分析视频材料。
• 试用采购：决定大批量采购之前，有些项目会试用多个候选卖方，向他们采购少量的可交付成果。这样买方可以推进项目工作的同时，对潜在合作伙伴进行评估。

采购管理过程

输入输出汇总一张表

裁剪考虑因素

• 采购的复杂性：一次采购还是多次在不同时间不同卖方采购
• 物理地点：同一地点，还是不同时区、国家或大洲
• 治理和法规环境：组织的采购政策与法律法规是否兼容，当前法律是否会影响合同审计工作
• 承包商的可用性：是否具备工作执行能力的承包商可供选择

1、规划采购管理

规划采购管理是记录项目采购决策、明确采购方法，及识别潜在卖方的过程。主要作用是确定是否从项目外部获取货物和服务。如果是，要确定什么时间以什么方式获取什么货物和服务。可从执行组织的其他部门采购，或从外部渠道采购。

应该在规划采购管理的早期确定与采购有关的角色和职责，项目经理需要确保项目中配备具有所需采购专业知识的人员。采购过程的参与者可能包括采购部和法务部的人员，这些人的职责也应记录在采购管理计划中。

一般的采购步骤：
①准备采购工作说明书（SOW）或工作大纲（TOR）
②准备高层级的成本估算，制定预算
③发布招标广告
④确定合格卖方的名单
⑤准备并发布招标文件
⑥由卖方准备并提交建议书
⑦对建议书开展技术评估（含质量）
⑧对建议书开展成本评估
⑨准备最终的综合评估报告，选出中标建议书
⑩结束谈判，买方和卖方签署合同

项目进度计划对规划采购管理中的采购策略制定有重要影响，采购计划的决定也会影响进度计划。

数据流向图

输入说明

• 立项管理文件：立项阶段经批准的结果或相关文件可用于规划采购管理，从业务视角描述必要的信息，并据此决定项目的期望结果是否值得所需投资
• 项目章程：包括目标、项目描述、总体里程碑，以及预先批准的财务资源
• 项目管理计划
  • 范围管理计划：如何管理供应商工作范围
  • 质量管理计划：需遵循的行业标准，应写入招标文件，也可作为供应商资格预审条件
  • 资源管理计划：哪些资源需要采购
  • 范围基准：含范围说明书、WBS和WBS词典，应针对范围中已知的工作编制采购工作说明书（SOW）和工作大纲（TOR）
• 项目文件
  • 风险登记册：风险通过采购协议转移给第三方
  • 干系人登记册：包括监管机构、合同签署人员和法务人员
  • 需求文件：一是卖方需要满足的技术要求；二是具有合同和法律意义的需求，如执照、许可证等
  • 需求跟踪矩阵：将产品需求从来源连接到满足需求的可交付成果
  • 里程碑清单：重要里程碑清单说明卖方需要在何时交付成果
  • 资源需求：可能需要采购的团队及实物资源
  • 项目团队派工单：包含关于团队技能和能力的信息，以及他们可用于支持采购活动的时间。如果项目团队不具备开展采购活动的能力，则需要外聘人员或对现有人员进行培训
• 事业环境因素：影响采购过程的事业环境因素包括市场条件；可从市场获得的产品；卖方以往声誉等
• 组织过程资产：组织的采购政策、程序和指南；合同类型

合同分类

• 总价合同（Fixed-Price Contract）:适用于已明确定义需求，且不会出现重大变更的情况下使用
  • 固定总价（Firm Fixed Price，FFP），最常见合同类型，买方喜欢，采购价格一开始就确定
  • 总价加激励费用（Fixed Price Incentive Fee，FPIF）：允许一定的绩效偏离，实现既定目标给予相关财务奖励，设置价格上限，超出部分卖方承担
  • 总价加经济价格调整（Fixed Price with Economic，FPEPA）：适用于卖方履约期跨越几年时间，以事先确定的方式对合同价格进行最终调整。
• 成本补偿合同
  • 成本加固定费用（Cost Plus Fixed Fee，CPFF）：为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并向卖方支付一笔固定费用，以初始估算成本的某一百分比计列，除非范围变更
  • 成本加激励费用（Cost Plus Incentive Fee，CPIF）：为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并在卖方达到合同规定绩效目标时，向卖方支付预先确定的激励费用，超出/节省部分，买方和卖方根据事先商定的成本分摊比例承担
  • 成本加奖励（Cost Price Award Fee，CPAF）：为卖方报销一切合法成本，在卖方满足合同规定绩效标准情况下，买方主观判断绩效标准后决定是否支付奖励费用，通常不允许申诉
• 工料合同（Time and Material，T&M）：兼具成本补充合同和总价合同特点的混合型合同，适用于无法快速编制出准确地工作说明书的情况下扩容人员、聘用专家或寻求外部支持。

工具和技术说明

• 专家判断：咨询专业人员意见
• 会议
• 数据收集：市场调研，包括考察行业情况和具体卖方的能力。
• 数据分析：自制外购分析，确定是团队自行完成还是外部采购，可利用回收期、投资回报率（ROI）、内部报酬率（IRR）、现金流贴现、净现值（NPV）、收益成本（BCA）等分析技术，确定货物应该内部自制还是外部购买。
• 供方选择分析：应该在采购文件中写明评估方法，让投标人了解将会如何被评估，常用的选择方法包括：
  • 最低成本
  • 仅凭资质
  • 基于质量或技术方案得分
  • 基于质量和成本
  • 唯一来源：特殊理由时采用，特殊情况
  • 固定预算：适用于工作说明书定义精确、预期不会变更，且预算固定不得超出的情况

输出说明

• 采购管理计划：包含要在采购过程中开展的各种活动，可包括以下内容：
  • 如何协调采购与项目的其他工作
  • 开展重要采购活动的时间表
  • 用于管理合同的采购测量指标
  • 与采购有关的干系人角色和职责
  • 可能影响采购工作的制约因素和假设条件
  • 司法管辖权和付款货币
  • 是否需要编制独立估算，以及是否将其作为评价标准
  • 风险管理事项
  • 拟使用的预审合格的卖方
• 采购策略：如果从外部渠道采购，应制定一套采购策略，规定项目交付方法、具有法律约束力的协议类型，以及如何在采购阶段推动采购进展
  • 交付方法
  • 合同支付类型
  • 采购阶段：采购工作顺序和阶段划分，每个阶段的描述及具体目标
• 采购工作说明书：依据范围基准，为每次采购编制工作说明书，详细描述拟采购的产品，以便潜在卖方确定是否有能力提供此类产品。内容包括：规格、数量、质量水平、绩效数据、履约期间、工作地点和其他要求
• 招标文件：用于向潜在卖方征求建议书，不同招标文件说明如下：
  • 信息邀请书（RFI）：需要提供拟采购服务的更多信息
  • 报价邀请书（RFQ）：需要提供如何满足需求的成本信息
  • 建议邀请书（RFP）：出现问题且解决方法难以确定，采用建议邀请书，最正式的“邀请书”文件
• 自制或外购决策
• 独立成本估算：大型采购，采购组织可咨询准备独立估算，或聘用外部专业估算师做出成本估算，并作为评价卖方报价的对照基准。
• 供方选择标准：包括能力和潜能；产品成本和生命周期成本；交付日期；技术专长和方法；相关经验；响应工作说明书的工作方法和工作计划；关键员工的资质；组织财务稳定性；管理经验
• 变更请求：规划采购期间的决策，可能导致变更请求
• 项目文件更新
  • 经验教训登记册
  • 里程碑清单
  • 需求文件
  • 需求跟踪矩阵
  • 风险登记册册
  • 干系人登记册
• 组织过程资产更新：合格卖方的信息

2、实施采购

实施采购是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。主要作用是选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议，最后成果是签订的协议，包括正式合同。

数据流向图

输入说明

• 项目管理计划
  • 范围管理计划：描述如何管理工作范围，包括卖方负责的工作范围
  • 需求管理计划：卖方如何管理按协议规定应该实现的需求
  • 沟通管理计划：描述买方和卖方之间如何开展沟通
  • 风险管理计划：描述如何安排和实施项目风险管理活动
  • 采购管理计划：包含在实施采购过程中应该开展的活动
  • 配置管理计划：定义了哪些是配置项，哪些配置项需要正式变更控制。卖方开展配置管理的形式和过程与买方保持一致。
  • 成本基准：包括开展采购的预算
• 项目文件
  • 需求文件：卖方需要满足的技术要求
  • 项目进度计划：采购活动的开始和结束日期
  • 风险登记册：取决于卖方的组织、合同持续时间、外部环境、交付方法、合同类型以及最终商定的价格。任何被选中的卖方都会带来特殊的风险
  • 干系人登记册：包含已识别干系人的详细信息
  • 经验教训登记册：项目早期获取的与实施采购有关的经验教训
• 采购文档：用于达成法律协议的各种书面文件，包括项目启动之前的文件，采购文档包括：
  • 招标文件：发给卖方的信息邀请书、建议邀请书、报价邀请书或其他文件
  • 采购工作说明书：向卖方清晰地说明目标
  • 独立成本估算
  • 供方选择标准
• 卖方建议书：卖方为响应采购编制的建议书。
• 事业环境因素
• 组织过程资产

工具和技术说明

• 专家判断：征求专家意见
• 广告：是产品与潜在用户进行的沟通，在大众出版物上刊登广告，往往可以扩充潜在的卖方名单
• 投标人会议：卖方在提交建议书之前，在买方和潜在卖方之间召开的会议，确保所有投标人对采购要求都清楚且一致理解，并确保没有任何投标人会得到特别优势
• 数据分析：建议书评估，确保他们是否对招标文件中的招标文件、采购工作说明书、供方选择标准和其他文件，都做出了完整且充分的响应。
• 人际关系与团队技能：谈判，为达成协议而进行的讨论。采购谈判指在合同签署之前，对合同的结构、权利和义务以及其他条款加以澄清，以达成共识。最终文件反映双方达成的全部一致意见。谈判以签署买方和卖方均可执行的合同文件而结束。采购应由采购团队中拥有签署职权的成员主导。

输出说明

• 选定的卖方：在建议书评估或投标评估中被判断为最有竞争力的投标人。高价值和高风险采购，授予合同前，把选定卖方报给组织高级管理人员审批。
• 协议：合同是对双方都有约束力的协议，强制卖方提供规定的产品，强制买方向卖方支付相应地报酬
• 变更请求：整体变更控制过程处理
• 项目管理计划更新
  • 需求管理计划
  • 质量管理计划
  • 沟通管理计划
  • 风险管理计划
  • 采购管理计划
  • 范围基准：可能导致对可交付成果的变更
  • 进度基准：卖方可交付成果变更影响整体进度绩效
  • 成本基准：承包商价格材料变动对成本的影响
• 项目文件更新
  • 经验教训登记册：记录实施采购过程中的挑战、规避方法等
  • 需求文件：需要满足的技术要求
  • 需求跟踪矩阵：根据卖方能力，变更请求更新需求跟踪矩阵
  • 资源日历
  • 风险登记册
  • 干系人登记册
• 组织过程资产更新：合格的卖方清单；与卖方合作相关经验

3、控制采购

控制采购的质量，包括采购审计的独立性和可信度，是采购系统可靠性的关键决定因素。

以下内容有助于实现适当的采购控制：

• 组织的道德规范
• 内部法律顾问和外部法律顾问
• 持续的反腐计划

采购控制过程中，需要开展财务管理计划，包括监督向卖方付款。确保合同中的支付条款得到遵循，把付款与卖方工作进展联系起来，也可以基于输出和可交付成果来付款

合同收尾前，若双方达成共识，可根据变更条款，随时对协议进行修改。需要书面记录。

数据流向图

输入说明

• 项目管理计划
  • 需求管理计划：如何管理承包商需求
  • 风险管理计划：如何实施卖方引发的风险
  • 采购管理计划：规定了控制采购过程需要开展的活动
  • 变更管理计划：如何处理由卖方引起的变更
  • 进度基准：卖方进度拖延会影响进度绩效
• 项目文件
  • 假设日志：采购过程的假设
  • 需求文件：卖方需要满足的技术要求
  • 需求跟踪矩阵：产品需求从来源连接满足需求的可交付成果
  • 里程碑清单：说明卖方何时交付成果
  • 风险登记册
  • 干系人登记册
  • 经验教训登记册
  • 质量报告：卖方不合格卖方过程
• 采购文档：包含用于管理采购过程的完整支持性记录，包括工作说明书、支付信息、承包商工作绩效信息、计划、图纸和其他往来函件
• 协议：对照协议，确认相关条款和条件的遵守情况
• 工作绩效数据：与项目状态有关的卖方数据，如技术绩效，已启动、进展中或已结束的活动，已产生或投入的成本、已向卖方付款的情况。
• 批准的变更请求：如修改采购工作说明书、定价以及对产品或成果的描述。
• 事业环境因素：合同变更控制系统；市场条件；财务管理和应付账款系统；采购组织的道德规范
• 组织过程资产：采购政策

工具和技术说明

• 专家判断：征求专家建议
• 会议
• 索赔管理：买卖双方不能就是否变更和变更补偿达成一致时。谈判是首选方法
• 数据分析
  • 绩效审查：对照协议，对质量、资源、进度和成本绩效进行测量、比较和分析
  • 挣值分析（EVA）：计算进度和成本偏差，以及偏差指数，以确定偏差目标的程度
  • 趋势分析：成本绩效的完工估算（EAC），以确定绩效正在改善还是恶化
• 检查：对承包商正在执行的工作进行结构化审查，涉及可交付成果和工作过程审查
• 审计：对采购过程的结构化审查，应在采购合同中明确规定与审计有关的权利和义务

输出说明

• 采购关闭：买方通过授权的采购管理员，向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。正式关闭采购的要求，通常在合同条款中规定。
  • 已按时按质按技术要求交付全部可交付成果
  • 没有未决索赔或发票
  • 全部最终款项已付清
• 采购文档更新
• 工作绩效信息：包括与合同要求相比较的可交付成果完成情况和技术绩效达成情况
• 变更请求：可能提出对项目管理计划及其子计划和其他组件的变更请求。如成本基准和进度基准和采购管理计划
• 项目管理计划更新
  • 风险管理计划
  • 采购管理计划
  • 进度基准：如卖方的重大进度变更影响到了项目的整体进度绩效，则可能更新
  • 成本基准：承包商材料和人力价格变动
• 项目文件更新
  • 经验教训登记册：能有效维护采购工作的范围、进度和成本的技术；出现偏差的纠正措施及有效性
  • 资源需求：随着承包商工作进展，工作执行不符合原定计划时需要变更资源需求
  • 需求跟踪矩阵：记录已实现的需求
  • 风险登记册：每个被选中的卖方都会带来特殊的风险
  • 干系人登记册：承包商和供应商可能发生变更
• 组织过程资产更新
  • 支付计划和请求
  • 卖方绩效评估文件：由买方准备，记录卖方继续执行当前合同工作的能力
  • 预审合格卖方清单更新
  • 经验教训知识库
  • 采购档案：带索引的全套合同文档，包括已关闭的合同，并最终纳入项目档案

其他相关管理过程

合同的类型

按项目范围划分

• 项目总承包合同：甲方只需要与一个卖方沟通，容易管理与协调
• 项目单项承包合同：甲方分别与不同的卖方订立单项合同，对买方组织协调能力提出了较高的要求
• 项目分包合同：经合同约定和买方认可，卖方将其承包项目的某一部分分包给具有相应资质条件的分包方，与分包方签订的合同叫分包合同（买方与卖方，卖方与分包方，如果出现问题，买方可以要求卖方和分包方承担责任）

订立项目分包合同的5个条件：

• 经过买方认可
• 分包的部分必须是非主体工作
• 只能分包部分项目
• 分包方必须具备资质条件
• 分包方不能再次分包

按项目付款方式划分

• 总价合同

  • 固定总价合同，买方都喜欢，价格一旦确定，不允许改动，除非范围变更

  • 总价加激励费用合同：买卖双方提供了一定的灵活性，允许一定的绩效偏差。激励费用与卖方绩效有关，必须设置价格上限，超出部分卖方承担
    

  • 总价加经济价格调整合同：长期合同，考虑通货膨胀、成本增加等。必须规定用于准确调整最终价格的、可靠的财务指数。

  • 订购单：又叫单边合同（因为不需要谈判），非大量采购标准化产品时

• 成本补偿合同：买方特别信得过卖方

  • 成本加固定费用合同：实报实销，固定利润
    

  • 成本加激励费用合同：实报实销，并在卖方达到合同规定的绩效目标时，支付预先确定的激励费用。一般会设置分摊比例如40:60，共同承担成本超支或结余，甲方承担40%，乙方承担60%。实际成本大于目标：付款总数 = 目标成本 + 目标费用 + 买方应负担的成本超支；实际成本小于目标成本，付款总数 = 目标成本 + 目标费用 - 买方应享受的成本节约
    

  • 成本加奖励费用合同：实报实销，并由买方主观感觉支付一笔利润

• 工料合同：实际工时数和材料数，按事先确定的单位工时费用标准和单位材料费用标准进行付款；买方承担工作量风险，卖方承担单价风险。适用于金额小、工期短、不复杂的项目。与成本补偿合同一样，属于开口合同。

合同的内容

一般情况下，条款由当事人各自约定，应包括以下各项：

• 项目名称
• 标的内容和范围
• 质量要求
• 计划、进度、地点、地域和方式
• 期限
• 技术情报和资料保密
• 风险责任的承担
• 技术成果归属
• 验收标准和方法
• 价款、报酬支付方式
• 违约金或者违约索赔的计算方法
• 解决争议的方法
• 名词解释

合同管理过程

• 合同签订管理：做好以下3项工作①市场调查②潜在合作伙伴或竞对调查③了解环境，做出正确的风险分析判断
• 合同履行管理
• 合同档案管理
• 合同变更管理
• 合同违约索赔管理

索赔流程

• 提出索赔请求
• 报送索赔资料
• 监理答复
• 监理逾期答复（28天未答复默认索赔成立）
• 持续索赔：索赔事件持续进行时
• 仲裁与诉讼

合同解释的原则

• 主导语言原则：若存在两种语言文本，不一致时，以主导语言为准
• 适用法律原则：规定适用哪个国家的法律
• 整体解释原则：一般来说，特殊条件优先于一般条件，具体规定优先于笼统规定，手写条文优先于印刷条文，单价优先于总价，价格的文字表达优先于阿拉伯数字表达，技术规范优先于图纸。
• 公平诚信原则：如果按整体解释原则进行解释后仍含糊不清，则可按不利于合同起草一方（一般为买方）的原则进行解释